Introductie


Wat is Lean werken?

In elke apotheek wordt, dag in dag uit, hard gewerkt om cliënten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Bij jou in de apotheek zal dat niet anders zijn. Waarschijnlijk komen jullie vaak handen te kort en heb je het gevoel dat je niet toekomt aan de dingen die écht belangrijk zijn. Lean werken is een goede manier om daar verandering in te brengen.

De cliënt centraal

Als je Lean werkt, kijk je op een andere manier naar je werkzaamheden. Je vraagt je bij alles wat je doet af ‘waar ik nu mee bezig ben, voegt dat waarde toe voor onze cliënten?’ Is het antwoord ‘nee’, dan ga je kijken of en hoe je kunt stoppen met die activiteit. En dat kan veel vaker dan je denkt! Zo blijft er meer tijd over voor waardevolle activiteiten, bijvoorbeeld het voeren van een goed uitgiftegesprek.

Door Lean werken ontstaat er rust op de werkvloer én haal je meer voldoening uit je werk. Hierdoor zul je zien dat de tevredenheid van cliënten toeneemt. Lean werken is slimmer werken, niet harder.

AA aan het woord

‘Van assistentes uit andere apotheken had ik al van Lean gehoord. Zij vertelden enthousiast over resultaten, zoals kortere wachttijden en meer rust op de werkvloer. Ik had zo mijn twijfels, het leek me allemaal iets te mooi om waar te zijn. Een jaar geleden zijn we ook in onze apotheek begonnen met Lean werken. Met het hele team hebben we onze werkprocessen in kaart gebracht. Toen werd duidelijk waar de knelpunten zitten.

Die hebben we aangepakt en het resultaat is ongelooflijk, het kan echt! De hectiek is weg en er ligt geen werk meer aan het eind van de dag. Als we een zieke collega hebben, kunnen we de drukte goed opvangen. Onze cliënten wachten minder lang en geven ons nu complimenten over onze service en hulpvaardigheid. Fantastisch toch!’

Hoe is Lean ontstaan?

Lean werken is uit nood geboren. Het ontstond in Japan na de Tweede Wereldoorlog. Het land was door de oorlog nagenoeg failliet en veel bedrijven hadden moeite met overleven, ook autoproducent Toyota. Het was voor Toyota niet mogelijk om auto’s te produceren in massaproductie. Er waren simpelweg niet genoeg geld en grondstoffen om op grote schaal te produceren. Toyota had dus een andere aanpak nodig en ontwikkelde het Toyota Production System (TPS). Met dit systeem was Toyota in staat te produceren met minder mensen, minder middelen, in minder tijd én met minder defecten. Deze manier van werken werd later Lean genoemd, letterlijk te vertalen als ‘slank’ of ‘lenig’.

Door het succes van Toyota werd de Lean-manier van produceren al snel overgenomen door andere autoproducenten. Ook bedrijven in de dienstverlening gingen deze manier van werken gebruiken. Sinds het begin van deze eeuw wordt Lean ook toegepast in de gezondheidszorg.

Lean in de apotheek

Ook in apotheken wordt Lean succesvol toegepast. Lean-specialist Sophie van der Haar vertelt over haar ervaringen:

‘Waar is het recept? Wie heeft deze cliënt gesproken? Het is te druk, er moet echt iemand bij! We halen onze contractafspraken niet, de MFB-lijst wordt te lang! Alles komt tegelijk, wat moet ik nu eerst doen? Alweer niet om half zes naar huis!


Als ik bij een apotheek kom is de frustratie vaak groot. Aan de inzet van de teams ligt het niet, iedereen doet elke dag keihard zijn best om al het werk gedaan te krijgen.’

‘Als ik met een team aan de slag ga, start ik met het laten zien van de mogelijkheden die ze hebben om hun werk anders te organiseren. Door middel van een Lean-spel kan het team ervaren wat het is om zonder verspillingen te werken. Zo’n spel is altijd een enorme eye-opener.’


‘Daarna ga ik samen met het team aan de slag met het werkproces in de apotheek. Dat bevat vaak veel verspillingen. Die brengen we in kaart en verwijderen we vervolgens. En we houden een grote schoonmaakactie. Je herkent de apotheek dan niet meer terug! Het team is in ontwikkeling, de processen worden continu verbeterd en wachttijden nemen enorm af. En wat ook zo fijn is: de frustratie verdwijnt en maakt plaats voor een gevoel van trots en tevredenheid.’

Je hebt inmiddels geleerd dat Lean werken een manier is om slimmer te werken. Je houdt meer tijd over voor activiteiten die waardevol zijn voor de cliënt. In dit e-boek kun je lezen hoe je ook in jouw apotheek aan de slag kunt gaan. We bespreken de vijf Lean-principes en een aantal Lean-technieken die je daarbij kunnen helpen. Maar eerst gaan we kijken naar de cultuur in een Lean-apotheek.

Lean is namelijk meer dan het invoeren van principes en het gebruiken van technieken. Lean is een cultuur. In een Lean-cultuur is iedereen in het team verantwoordelijk voor het verbeteren van de werkprocessen.

Dat is ook logisch, jij bent immers de expert als het gaat om de werkzaamheden die je uitvoert. Daarom krijgen veranderingen vorm op de werkvloer. En worden ze niet van bovenaf opgelegd. In het volgende hoofdstuk lees je over een aantal belangrijke aspecten van de Lean-cultuur.

Door het succes van Toyota werd de Lean-manier van produceren al snel overgenomen door andere autoproducenten. Ook bedrijven in de dienstverlening gingen deze manier van werken gebruiken. Sinds het begin van deze eeuw wordt Lean ook toegepast in de gezondheidszorg.